你的禁纸办公室的道路

许多公司已经开始追求无纸化办公室。那你的怎么样?如果您以前从未考虑过的东西,这篇博客将解释您所需的福利,并为您提供所需的动机。

 

如果一个纸无纸化办公室曾经梦想过一段时间,但尚未实施,这篇文章中概述的五步过程将向您展示。 

 

什么是大问题?

无纸化办公室看起来像对你不必要的奢侈品吗?当然,有很多,但是你的盘子上有这么多的其他东西,数字只是一个重要的优先事项。我们明白!但摆脱了物理文书工作实际上有许多商业建设的福利。

 

增加生产力

您是否必须挖掘无数档案柜以寻找一个特定的文书工作?当然,你有,你在人力资源工作!当你追捕档案时,你觉得沮丧和无助地看着工作日穿过手指,没有其他事情。

 

无纸化办公室更有效。您只需用简单的关键字搜索搜索贵公司的数字数据库而不是挖掘橱柜。所有客房均从您自己的桌子和办公椅上舒适。如何生产性能?

 

更强大的安全

实际的文书工作易受盗窃和火灾。如果您的业务均窃贼且您公司的所有私人员工信息被盗,会发生什么?或者火灾在你的地板上爆发,整个建筑物堆成一堆灰烬?对你的组织来说都是拼写坏消息。

 

但是,当您的文件存储在数字驱动器上并受到顶级安全措施保护时,您的公司无需担心这些潜在的方案中的任何一个!

 

钱储蓄

物理文件花费金钱。比他们的数字同行更多的钱。您不仅要不断购买更多的纸和墨水,还需要支付打印机和维护其成本。

 

让我们不要忘记存储物理文书工作的成本。档案柜子也花钱,额外的办公空间储存那些大型笨重的家具。但你知道吗?当您转换为无纸化办公室时,您将不会遇到这些款项中的任何问题!

 

无纸化办公室的5个步骤

现在我们在有关无纸化办公室的好处的同一页面上,让我们讨论您需要采取的五个简单步骤:

 

选择文件存储系统

在您做任何其他事情之前,您需要首先确定将存储新的数字文件的位置。您有一些不同的选择:

 

  1. 您可以将数字文件存储在公司的内部硬盘驱动器和服务器上。
  2. 您可以使用云存储系统,如 dropbox., 或者 同步
  3. 您可以投资于一个完全特色的云的大坝 净化.

我们通常建议使用基于云的系统,因为增加了方便,但选择取决于您。在继续执行此过程中的任何其他步骤之前,请制作它。

 

定义文件层次结构

知道你将在哪里存储数字文件?很棒,下一步是定义公司的文件层次结构。意思是,你现在需要决定 您的文件将如何组织。有几种不同的方式:

 

  1. 您可以按类别组织文件。 您的类别可以包括您公司每个不同部门的文书工作,每个文件的目的(例如新员工文件,合同等),或适合您工作流程的任何其他类别。
  2. 您可以按日期组织您的文件。 也许是一个日期结构最适合您。此文件层次结构非常简单:您只需创建的日期即可组织所有数字文档。
  3. 您可以采取混合方法来提交文件组织。 或者您可以混合上述两种技术并创建一个全面的文件组织系统。也许你首先按日期归档数字文件。 然后,您可以通过定义每个文档的类别组织每个年份的文件夹中的文件。

您决定使用的文件结构并不重要。但是,至关重要的是,你确实决定了一个层次结构,它适用于贵公司的独特工作流程。

 

数字化您的文件

现在真理的那一刻在这里:是时候数字化文件了!不可否认,这将是大多数人力资源部门的过程。特别是如果您的公司有很多员工,并且多年来一直在使用完整的纸质系统。

 

诀窍是刚开始。开始分析您的物理文件,将它们转换为数字版本(这可以通过传统的扫描仪甚至通过各种手机应用程序完成),并在您的数字存储系统中整齐地组织它们。

 

当您踏上禁纸办公室的旅程时,请务必尽可能多地数字化员工和管理签名。 电子标志 是未来的方式,并将使许多任务更容易发展。

 

处理硬拷贝

当文件被数字化时,您必须决定与硬副本有关。其中一些您可能需要保存为法律原因,或者您可能希望简单地备份。在适当的位置整齐地归档这些。 

 

对于所有其他物理文书工作,开始粉碎!

 

实施无纸化办公文化

无纸办公室进程的最后一步围绕在您的工作地点推广数字文档文化。只需遵循这三个提示:

 

  1. 在办公室周围众所周知,您的公司正在成为无纸,并教育人员现在应该如何共享和存储文件。您甚至可以为遵守新的无纸化指南来实现某种奖励系统。这可能看起来很傻,但它有效。
  2. 尽力而为账单并以电子方式接收发票。许多其他企业也朝着无纸化办公室迈进,可能会符合您的要求。 至于员工,如果您还没有,则实施直接存款支付系统。
  3. 使用纸张困难。严重地。将公司打印机移动到存储壁橱中,减少您购买的纸张数量,并减少办公室内外备用柜的数量。员工越难使用纸张,交叉越容易,并成为无纸化办公室!

无纸化的未来

无纸化办公室绝对是值得制作它的最初的麻烦。提高生产力,更强的安全性和金钱节省的利益,大多数公司都不能忽视。

 

如果您已准备好踏上无纸化的办公室旅程,只需遵循我们在此帖子中概述的五步过程。首先选择数字存储系统和文件层次结构。然后将所有文件数字化,决定与硬拷贝有关,然后开始实施无纸化办公文化。

 

相当简单,对吧?现在出去,无纸!

 

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